Escrito por: CLARA REDONDO

Un correo electrónico es una manera muy habitual de comunicarnos, prácticamente la utilizamos a diario. Y no solo en el ámbito laboral, sino también en el académico o en intercambios con nuestro entorno más personal o afectivo. Esto significa que generamos muchos y muy variados textos, y es más que recomendable que les prestemos la atención que merecen y los cuidemos para que nuestra comunicación sea lo más satisfactoria posible (para quien escribe un correo y, sobre todo, para quien lo recibe).

Un correo electrónico consta de varias partes: destinatarios, asunto, cuerpo del mensaje y, a veces, archivos adjuntos.

Destinatarios: La principal recomendación es que hay que atinar bien con los destinatarios, no poner en copia por sistema a todas las personas que potencialmente puedan estar interesadas, sino a las que de manera objetiva sí lo estén. Cuantos más destinatarios, más expectativas deberemos cumplir. Además, una buena sugerencia es enviar los mensajes con moderación. Si los destinatarios sienten que muchos de nuestros mensajes no le conciernen, acabarán por no leerlos. Sin embargo, si cada correo nuestro es útil, será recibido con interés y nosotros ganaremos en credibilidad.

Asunto: Se debe escoger un asunto pertinente y que contenga las palabras clave. Esto permite que los destinatarios decidan enseguida la utilidad del mensaje. Hay que tener en cuenta que a diario se nos acumulan decenas de mensajes en nuestra bandeja de entrada y no nos queda más remedio que escoger cuáles sí y cuáles no vamos a leer. La primera selección será, por tanto, abrir aquellos mensajes cuyo asunto llama nuestra atención porque realmente nos interesa.

Cuerpo del mensaje: no hay límite de extensión, pero es recomendable que los correos sean breves y que se distribuyan en párrafos cortos. Entendemos por párrafo una unidad de contenido en la que los enunciados que la forman tienen una relación temática, y aparece señalado por letra mayúscula al comienzo y punto y aparte al final.

El aspecto del texto ha de ser apetecible de primeras, y eso se consigue con una buena distribución de los párrafos. ¿Longitud? Básicamente, que sea equilibrada y que responda a las necesidades del tipo de texto que estamos escribiendo. Hay que evitar que sean tan largos que dificulten la lectura (y provoque en el lector una pereza mortal de abordarlos), pero no tan cortos que resulte un texto demasiado fragmentado.

Adjuntos: Si el correo lleva adjuntos, hay que advertírselo al destinatario, no vaya a ser que lo pase por alto.

Cómo puntuar correctamente

Una vez que nos ponemos a escribir, tenemos disponibles todos los signos de puntuación para elaborar un texto coherente y que pueda ser bien comprendido por el lector. Como dice la RAE (1999): «La puntuación organiza el discurso y sus diferentes elementos y permite evitar la ambigüedad en textos que, sin su empleo, podrían tener interpretaciones distintas».

Es verdad que la puntuación tiene un matiz subjetivo y que depende de la manera de expresarse (oralmente también) de cada persona y de la intención que queramos imprimirle al texto. Pero sí que hay algunas recomendaciones que debemos tener en cuenta:

• No se pone coma entre el sujeto y el predicado, ni entre el verbo y los complementos, a no ser que introduzcamos un inciso o aclaración.
• Los incisos los podemos puntuar con comas, con rayas o con paréntesis, dependiendo del nivel de aislamiento que le queramos dar. Pero, ojo, hay que encerrarlos por delante y por detrás, que no se quede nunca un inciso a medio cerrar. El truco para identificar un inciso es quitarlo de donde está: la oración no pierde su sentido. Detrás de un paréntesis se pone la puntuación que la oración necesitaría si no estuviera ese paréntesis.
• No abusar de los paréntesis. Si uno ha resultado muy largo, hay que plantearse que el contenido es relevante y optaremos por quitar los paréntesis y transformarlo en oración independiente.
• No es correcto escribir la coma después de pero. En cambio, sí es correcto antes.
• Los encabezamientos se introducen con dos puntos después del saludo, y el renglón siguiente comienza con mayúscula:

                   Estimada Natalia:

                   Le escribo esta carta…

                                                                     ***

                   Buenos días, Carlos:

                   Te comunico que…

Un texto legible, sencillo y libre de errores es la mejor carta de presentación para quien escribe. Predispone de manera positiva al lector y le brinda la seguridad de que la persona que escribe, además de conocer el tema que está tratando, tiene las herramientas necesarias para hacerlo. Cuanto mejor utilizados estén los signos de puntuación, más confiados nos sentiremos al leer ese texto.