Escrito por: ROSA JIMÉNEZ

Impartir escritura de correos electrónicos es siempre un asunto peliagudo. Todos sabemos escribir, escribimos correos a diario y pensamos que lo hacemos razonablemente bien. Todos, también, hemos sufrido correos farragosos, poco estructurados y en los que hemos tenido que adentrarnos, machete en mano, para extraer la información importante. Y todos pensamos que son los demás los que cometen fallos que obstaculizan nuestro flujo de trabajo.

En el último curso de redacción de correos que impartí detecté que los asistentes coincidían fundamentalmente en dos errores:

• La poca importancia que le daban al asunto en los correos
• La falta de concordancia entre el tono del cuerpo del correo y la despedida

Escribir el asunto como si fuera el título de un microrrelato

Un correo es una comunicación corta. Tenemos alrededor de cien palabras para que el intercambio resulte eficaz y nuestro mensaje sea leído sin que nuestro destinatario se salte líneas o lo cierre directamente tras comprobar que, sin comerlo ni beberlo, alguien ha iniciado con él una relación epistolar no deseada.

A pesar de ese poco espacio, se tiende a usar un título abstracto que no nos ahorra tiempo de lectura y que, además, es redundante con el contenido del correo. Títulos como “reunión” o “nóminas” producen una sensación parecida al “tenemos que hablar” de nuestra pareja.

En un microrrelato, el género corto de la Literatura, es fundamental dar información en el título. Es una línea más que ganamos para conseguir comunicar nuestra historia. Si titulamos Ulises a nuestro microrrelato, el lector podrá imaginarse que la narrativa tiene una relación con el personaje mitológico con el que comparte nombre. Sabrá antes de lanzarse a la lectura que, quizá, sea un hombre que debe volver a casa, pero se enzarza en mil aventuras que le impiden el regreso.

En el asunto de un correo no puedes poner Ulises (o sí, depende de los códigos de comunicación de cada equipo), pero sí puedes escribir “reunión 6 de marzo a las 11”. No solo te estarás ahorrando información, sino que también maximizarás el tiempo de tu destinatario. Y, por lo tanto, el tuyo propio.

No seas incoherente en el tono

Cuando hablamos utilizamos un tono determinado. Somos más o menos afables, hacemos bromas o mostramos una seriedad inamovible. El tono está relacionado con nuestra personalidad, con la imagen que proyectamos en los otros. Si alguien es bromista, sabremos que probablemente lo que nos está diciendo sea también paródico. Si esa misma persona un día nos grita, sabremos que le sucede algo y que ese enfado es transitorio. De hecho, pensaremos que se ha salido de tono.

En los correos, sin embargo, se tiende a utilizar fórmulas cerradas, encorsetadas. Y, claro, cuando mezclamos lo rígido con lo informal el resultado es una especie de híbrido incoherente. Me encontré, por ejemplo, con que uno de los empleados utilizaba un tono distendido durante el correo, pero se despedía con un saludo cordial. La incoherencia que existe entre ambos tonos se asemeja a ese amigo bromista que en el margen de un minuto pasa de ser alegre a sumirse en la tristeza. ¿No nos resultaría extraño en la vida real? ¿Por qué no lo cuidamos entonces en la redacción? Quizá si lo hiciéramos, haríamos de la comunicación escrita algo más humano.