Jaime Bartolomé
Paso 1. Pregúntate a quién te diriges
Y, sobre todo, pregúntate qué saben sobre el tema que vas a tratar porque no existe una forma peor de comenzar una presentación que contándole a tu audiencia algo que ya sabe o que ha escuchado mil veces.
Es cierto que muchas veces nos dirigimos a audiencias diversas, con niveles variados de conocimientos sobre un tema: gente senior que sabe algo, pero no mucho; técnicos que saben muchísimo y que esperan crucificarte a la menor imprecisión; un jefe de departamento que no sabe pero hace como que sí, y todo ello aderezado con un grupo de junior que no saben ni por dónde les viene el aire. ¿A quién necesitas llegar de toda esa gente? Si necesitas llegar a todos, tienes un problema porque tendrás que explicarlo todo. Si puedes elegir, da las explicaciones que requieran sólo los destinatarios de tus mensajes y prioriza su interés sobre el del resto.
Este consejo se refiere al contenido de la presentación pero también a los términos técnicos que emplees a lo largo de la misma. Si es una presentación técnica, necesitarás adaptar el lenguaje al nivel de tu destinatario y asegurarte de que queda justo a su nivel: ni demasiado difícil para entenderlo ni tan infantil que pierda todo el interés.
Paso 2. No sabotees tu propia presentación en la tercera diapositiva.
Parece mentira, pero muchas veces nos obsesionamos con mostrar las conclusiones nada más empezar o con arrancar con un índice tan largo que desmoraliza a todos los presentes. Arrancar con las conclusiones es como empezar una serie por el último capítulo o una novela por la última página. No es sólo que eliminemos cualquier tipo de sorpresa, es que, casi siempre, esas conclusiones sin el contexto del resto de la presentación corren el riesgo de ser malinterpretadas.
Si estás buscando una forma interesante de empezar, te sugiero que empieces lanzando preguntas que puedan ser respondidas a lo largo de la presentación, tanto de forma directa como indirecta. Un índice puede convertirse con facilidad en una serie de preguntas y, si mantienes su número reducido, tu audiencia no sentirá que le estás poniendo un examen.
Paso 3. Piensa bien la estructura.
Antes de empezar a pintar diapositivas, párate un segundo, coge unos post it y piensa a qué vas a dedicar cada una de esas pantallas. Resúmelo en una palabra ¿Es ese orden el que mejor capta el interés de tu audiencia? ¿De verdad tiene sentido que la introducción dure tanto como el desarrollo? ¿Puedes crear algún tipo de intriga durante la presentación? ¿Usar alguna estructura heredada del cine o la televisión que te ayuden a captar el interés de los presentes?
En este sentido, recuerda que la atención de tu audiencia se reduce a medida que avanza la presentación así que una presentación corta es siempre una buena idea. Cincuenta y dos diapositivas de PowerPoint no son nunca una buena idea y, cuando no queda más remedio que movernos en esos números, más nos vale contar con la estructura perfecta a nuestro lado.
Paso 4. Usa poco texto en tus diapositivas.
Sólo hay una cosa peor que una presentación de cincuenta y dos diapositivas y eso es una presentación de cincuenta y dos diapositivas con mucho texto en todas y cada una de ellas.
Si vas a presentar el documento de forma oral, reduce el texto al mínimo. Deja en pantalla los mensajes clave, busca imágenes y diseños interesantes y, si necesitas presentar datos, huye de las tablas y busca cualquier gráfica que pueda ayudarte a presentarlos mejor. Si necesitas tener otra versión para “distribuir de forma autónoma”, haz una versión distinta con más texto, pero, por favor, no inflijas a tu audiencia la tortura de verte leer durante dos horas el texto que ellos mismos pueden ver en tu pantalla.
Paso 5. Termina con algo concreto.
Puede que necesites una llamada a la acción concreta, la puesta en marcha de un procedimiento, la respuesta a una o varias preguntas, pero intenta terminar siempre con un mensaje claro, concreto y fácil de asimilar por tu audiencia. Han sobrevivido a tu presentación, a tu estructura, a tus tablas y a un montón de conceptos difíciles: dales algo que llevarse a casa.
Jaime Bartolomé es Licenciado en CC. Imagen y Diplomado en Guion y Dirección Cinematográfica por The Los Angeles Film School (LAFS). Profesor de Guion y Storytelling para Escuela de Escritores desde 2003. Consultor Freelance de Storytelling especializado en formación y comunicación interna para clientes como Melià, Grupo Santander, NH Hoteles, ING Direct, Naturgy, Tecnatom, Iberdrola o Volvo, entre otros.